Làm phân tích kinh doanh (phân tích nghiệp vụ) hơn một thập kỷ, tại một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình, tôi nhận thấy rằng nhiều BA có kinh nghiệm thích làm việc một mình hơn là lãnh đạo một nhóm.
Họ nói rằng việc đó có thể khó đến nỗi đôi khi họ thấy hoàn thành công việc một mình sẽ dễ dàng hơn.
Nhưng nghề phân tích kinh doanh không ngừng thay đổi, và phát triển kỹ năng lãnh đạo là một trong những điều quan trọng cho phép một nhà phân tích không chỉ phát triển về mặt chuyên môn, và đơn giản là luôn cần phải đi đúng hướng. Vì vậy, trong bài viết này, tôi muốn chia sẻ một số suy nghĩ về các chi tiết cụ thể của việc lãnh đạo một nhóm BA, một số khó khăn điển hình mà các BA leader thiếu kinh nghiệm có thể gặp phải và một số cách để lãnh đạo một nhóm BA hiệu quả hơn và (điều quan trọng là) ít cảm thấy khó khăn hơn.
Nói về chi tiết cụ thể của việc lãnh đạo một nhóm BA, chúng ta cần tính đến các lĩnh vực chính sau: con người, môi trường, khối lượng công việc và độ phức tạp của các giải pháp. Vâng, ai cũng biết rằng, như một quy luật thì BA thường là người sáng sủa, có trình độ học vấn cao và nhiệt tình, có tư duy rộng, và môi trường mà BA làm việc thường khá sáng tạo, phạm vi công việc có thể rất lớn và các giải pháp có thể khá phức tạp nên chúng đòi hỏi thời gian để đi sâu vào và tìm hiểu chi tiết.
Từ những điều đó, chúng ta hãy tiếp tục xem xét việc lãnh đạo một nhóm BA ở một góc độ khác. Có lẽ điều quan trọng nhất mà bạn nhận ra khi bắt đầu lãnh đạo các BA khác là bây giờ bạn không chỉ chịu trách nhiệm về công việc chung và công việc riêng bạn được giao, mà còn cả với cách người khác thực hiện công việc của họ và đối với các sản phẩm mà BA khác tạo ra. Có nhiều BA có kinh nghiệm được thăng chức để lãnh đạo một nhóm nhưng lại tiếp tục hành động như khi họ vẫn làm mọi thứ một mình: đi sâu vào từng chi tiết nhỏ hoặc đóng vai trò như người duy nhất đúng khi cần xác định các quy trình hoặc phương pháp khác nhau sẽ được sử dụng.
Không có gì ngạc nhiên khi bạn sẽ phải đối mặt với những khó khăn này và nhiều khó khăn khác trong tình huống như vậy:
• Quá nhiều việc phải làm
• Thời gian không đủ
• Mọi người không phải lúc nào cũng làm theo những gì mà họ được yêu cầu
Đi sâu vào các chi tiết cụ thể của việc lãnh đạo một nhóm BA, ta dễ hiểu rằng những vấn đề này thường xuất hiện là do cách thức lãnh đạo được lựa chọn và các phương pháp dẫn dắt / hướng dẫn không tối ưu. Ví dụ, sử dụng các khuôn mẫu độc đoán không phải lúc nào cũng là ý tưởng tốt nhất trong môi trường sáng tạo của các BA có tính độc lập và có động lực làm việc tốt. Hoặc, với tư cách là người lãnh đạo một nhóm gồm nhiều BA thì đôi khi bạn không thể dành thời gian để đi sâu vào từng chi tiết nhỏ nhất.
Thậm chí không đề cập đến khả năng mang lại hiệu quả không cao, thì với những khó khăn này nếu bạn phải đối mặt với chúng đủ lâu cũng có thể khiến bạn có nguy cơ bị sa thải và hơn nữa là cảm giác thất vọng với nghề nghiệp. Do đó, chúng cần được giải quyết ngay lập tức. Tin tốt là những khó khăn này trong việc lãnh đạo BA có thể được khắc phục!
Nhưng làm thế nào để khắc phục một cách đúng đắn? Làm thế nào để tránh tất cả những tác động tiêu cực này? Tôi nghĩ có ba cách thức chính:
• Tổ chức làm việc theo nhóm đúng cách,
• Xây dựng các mối quan hệ làm việc hiệu quả,
• Dành thời gian cho việc đào tạo và phát triển các BA khác.
Tổ chức làm việc theo nhóm đúng cách
Nói về việc tổ chức công việc của nhiều BA, cần lưu ý rằng tốt hơn hết là bạn nên phân chia phạm vi công việc và mọi trách nhiệm một cách phù hợp. Rõ ràng, tốt hơn hết là nên thực hiện ngay từ đầu dự án. Nhưng điều quan trọng hơn - hãy cố gắng làm trước. Điều đó sẽ giúp bạn quản lý kỳ vọng của mọi người và do đó giữ cho nhóm của bạn có động lực hơn.
Ngoài ra, hãy luôn thảo luận về các quy trình với team của bạn và đưa ra thỏa thuận chung về chúng. Điều đó sẽ gắn kết mọi người, khiến mỗi người trong số họ cảm thấy mình là một phần có giá trị của team và giúp họ phát triển về mặt chuyên môn.
Và điều quan trọng là phải thường xuyên phân tích các hoạt động và kết quả của team. Nó giúp bạn xác định các lỗ hổng có thể xảy ra một cách thuận tiện sớm nhất và thực hiện các điều chỉnh cần thiết khi được yêu cầu.
Tips
Xin hãy lưu ý rằng mọi người luôn mất một khoảng thời gian để làm quen với một quy trình. Vì vậy, hãy mong đợi rằng một cuộc thảo luận đơn lẻ có thể là không đủ: thiết lập các quy trình hợp tác BA là một quá trình và nó sẽ yêu cầu bạn điều chỉnh khi cần thiết.
Ngoài ra, khi thiết lập các quy trình và / hoặc phân công trách nhiệm, hãy cố gắng đảm bảo luôn có Người phụ trách thứ hai - người có khả năng chịu trách nhiệm về một việc nào đó trong trường hợp người phụ trách chính vắng mặt - người mà có thể nhanh chóng tham gia và giúp đỡ khi cần thiết. Đó là một điều quan trọng mà các nhà lãnh đạo thiếu kinh nghiệm có thể bỏ lỡ :)
Hãy chắc chắn rằng bạn không làm tất cả các nhiệm vụ thường ngày của một BA - lưu ý rằng bây giờ bạn cần có đủ thời gian cho các hoạt động dẫn dắt team.
Xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả
Việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả có thể đạt được thành công với sự trợ giúp của các nguyên tắc sau:
1. Đảm bảo mọi người có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, để họ có thể hiểu lý do đằng sau hành động của bạn, và do đó hai phía đều làm việc hiệu quả hơn và phát triển bản thân hiệu quả hơn.
2. Hãy cởi mở với những ý tưởng. Không thể có chuyện một người luôn đúng, luôn nhìn ra cách tốt nhất. Vì vậy, hãy cởi mở với những ý tưởng mới!
3. Khuyến khích và động viên. Khuyến khích các thành viên trong nhóm của bạn đưa ra các đề xuất, đề xuất giải pháp. Hãy nhớ rằng nó sẽ không chỉ thúc đẩy họ mà còn giúp họ phát triển và trưởng thành.
Đào tạo và phát triển các BA
Việc phát triển các BA sẽ cho phép bạn đảm bảo rằng team của bạn hoạt động như mong đợi và cung cấp các sản phẩm có chất lượng cao (và điều đó thực sự quan trọng) mà không cần sự tham gia trực tiếp của bạn mà chỉ dưới sự giám sát. Thêm vào đó, điều này có thể cho phép bạn tiết kiệm đáng kể thời gian của mình :)
Hãy sử dụng mô hình phổ biến đã được chứng minh là phương pháp hay nhất: giải thích chi tiết về chủ đề trước, sau đó tự làm và để người được hướng dẫn có thể quan sát và học hỏi. Sau đó, hãy để họ thực hành nó, sau đó thực hiện lại dưới sự hướng dẫn của bạn. Và cuối cùng, người được hướng dẫn đó sẽ có thể tự làm việc đó.
• Giải thích
• Kỹ thuật cái bóng (Shadowing)
• Thực hành
• Thực hiện với sự hướng dẫn
• Thực hiện độc lập
Đừng mặc định mọi người sẽ hiểu hoàn toàn, bạn hãy luôn giải thích Tại sao (Tại sao điều gì đó lại cần thiết, Tại sao điều đó lại cần thiết theo một cách cụ thể này, v.v.) Và đồng thời, đừng ngần ngại đóng vai trò cố vấn - cho phép mọi người tự tìm ra câu trả lời nhưng dưới sự hướng dẫn của bạn, điều đó có thể thực sự mang lại lợi ích.
Tóm lại, có nhiều khó khăn điển hình có thể gặp phải khi lãnh đạo một nhóm BA chủ yếu là do các phương pháp lãnh đạo được sử dụng không phù hợp. Và khi kể đến các chi tiết cụ thể của việc lãnh đạo một nhóm BA, những vấn đề đó có thể được giải quyết thành công bằng các phương pháp hay nhất được liệt kê ở bài chia sẻ trên đây.
------
Writter: Maksim Haurylik
Một nhà lãnh đạo BA giàu kinh nghiệm, cam kết phát triển và phát triển nghề phân tích kinh doanh (phân tích nghiệp vụ)
>>> Xem thêm: Khóa đào tạo BA Leader - Trưởng nhóm phân tích nghiệp vụ - BA Nâng cao tại IPMAC
Học viện Công Nghệ Thông Tin IPMAC
Tầng 6, Tòa nhà Kim Ánh, Ngõ 78 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội.
Hotline: 024 3771 0668 (Bộ phận Tuyển sinh)
Email: [email protected]
